CONTABILIDAD
La Contabilidad es una
disciplina, rama de la Contaduría Pública que se encarga de cuantificar, medir
y analizar la realidad económica, las operaciones de las organizaciones, con el
fin de facilitar la dirección y el control; presentando la información,
previamente registrada, de manera sistemática para las distintas partes
interesadas. Dentro de la contabilidad se registran las transacciones, cambios
internos o cualquier otro suceso que afecte económicamente a una entidad.
La finalidad de la contabilidad
es suministrar información en un momento dado de los resultados obtenidos
durante un período de tiempo, que resulta de utilidad a sus usuarios, en la
toma de decisiones, tanto para el control de la gestión pasada, como para las
estimaciones de los resultados futuros, dotando tales decisiones de
racionalidad y eficiencia.
Es una disciplina que sigue el
método para generar y después aplicar cierta teoría y también procesos, los
cuales son:
Teoría contable: Conjunto
conformado por reglas, normas, principios, técnicas, procedimientos, criterios
e instrumentos que son la base de la contabilidad.
Proceso contable: Conjunto de
pasos que forman parte del desarrollo para el cumplimiento de las metas que
tiene una entidad, los cuales son: sistematización, valuación, procesamiento,
evaluación y por último el resultado en información.
Tipos de contabilidad
La contabilidad puede ser
clasificada en dos ramas, dependiendo del criterio de división utilizado. De
acuerdo con el tipo de unidad económica a la que se refiere la información
contable generada se puede hacer la siguiente clasificación:4
Macrocontabilidad
Artículo principal: Contabilidad
nacional
La contabilidad nacional ofrece
la representación numérica sistemática de la actividad económica de un país,
durante un periodo determinado. Es elaborada por los Estados, suministra
información útil que orienta la política económica del país.
Microcontabilidad
Es la contabilidad de las
pequeñas unidades económicas. Su objetivo es suministrar información que se
utilizará en la toma de decisiones. Dentro de la microcontabilidad se distingue
una contabilidad pública, ejecutada por las distintas administraciones públicas
y una contabilidad privada, orientada a la empresa.
Dentro de la contabilidad
empresarial, los usuarios de la información contable pueden ser divididos en
usuarios internos y externos. El grupo de usuarios internos comprende a todas
aquellas personas u órganos que utilizan la información desde dentro de la
empresa para la toma de decisiones adecuada en la dirección de la misma. Por
otro lado, los usuarios externos utilizan la contabilidad para la gestión de la
empresa objeto de la información, y comprenden a todos aquellos entes que no
participan en la gestión, como accionistas, acreedores, prestamistas, clientes,
inversores, empleados y la administración pública, especialmente la
administración tributaria, y que necesitan básicamente de la información
contable para tomar también decisiones y controlar la empresa desde múltiples
puntos de vista. En función de los usuarios de la contabilidad se distingue
entre contabilidad financiera y contabilidad directiva o de gestión:5
Contabilidad financiera (externa):
proporciona la información esencial del funcionamiento y estado financiero de
la empresa a todos los agentes económicos interesados (clientes, inversores,
proveedores, administraciones públicas, etc.). La legislación de la mayoría de
los países regula las normas de la contabilidad financiera para homogeneizar la
información resultante y darle mayor fiabilidad y comparabilidad. La
contabilidad financiera suele tener poco detalle porque contiene una
información muy agregada.
Contabilidad de gestión o contabilidad
directiva (interna): que engloba a la contabilidad de costos. Es la
contabilidad elaborada con una finalidad interna o de autoconsumo en la propia
empresa y se utiliza para el cálculo de los costos, estados económicos y
productivos en el interior de la empresa que servirán para tomar decisiones en
cuanto a producción, organización, mercadotecnia, etc. Se caracteriza por ser
más flexible, dado que se basa en la autorregulación, está sometida únicamente
a las normas que se autoimponga la propia empresa y no a normas legales, suele
ser más detallada que la contabilidad financiera y también es más inmediata que
esta, porque ha de servir para decisiones muy próximas.
Comercio
El caduceo es el símbolo del
comercio.
Se denomina comercio a la
actividad socioeconómica consistente en el intercambio de algunos materiales
que sean libres en el mercado de compra y venta de bienes y servicios, sea para
su uso, para su venta o su transformación. Es el cambio o transacción de algo a
cambio de otra cosa de igual valor. Por actividades comerciales o industriales
entendemos tanto intercambio de bienes o de servicios que se efectúan a través
de un comerciante o un mercader.
El comerciante es la persona
física o jurídica que se dedica al comercio en forma habitual, como las
sociedades mercantiles. También se utiliza la palabra comercio para referirse a
un establecimiento comercial o tienda.
Pasos para registrar una empresa en Venezuela
Si estás pensando en tener tu propio negocio y quieres realizar el
registro formal de tu empresa (decisión que aplaudo, pues así debe ser),
existen una serie de pasos que debes seguir y tomar en cuenta antes de lanzarte
a la no muy amigable aventura de visitar el Registro Mercantil correspondiente
a tu lugar de residencia.
Lo recomendable, previo a iniciar el proceso, es buscar asesoría legal:
abogado y contador son dos figuras imprescindibles en tu documento
constitutivo. Para hacer la diligencia muchos recurren a la conocida figura del
gestor, pues el proceso es bastante engorroso y resta tiempo considerable. Pero
no es obligatorio llamar al gestor, si tienes el tiempo y las ganas de aprender
puedes optar por hacerlo tú mismo. Eso sí, ármate de paciencia porque deberás
visitar varias veces el Registro y no en todas las oportunidades te recibirán
con una sonrisa.
Estos son los pasos que debes seguir para registrar tu empresa. Espero
sirvan de guía y te permitan ahorrar un poco tiempo y esfuerzo en esta
importante diligencia:
1 | EL REGISTRO
Lo primero que debes saber es cuáles son los
Registros Mercantiles que corresponden a tu jurisdicción. En Caracas existen
seis y cada uno tiene autonomía para establecer los requisitos de cada trámite
y definir los lapsos de respuesta; es decir, cada uno pide papeles distintos y
se tardan el tiempo que consideren.
2 | BÚSQUEDA DE NOMBRE O
RAZÓN SOCIAL
Éste es el primer paso que se hace en el Registro,
con la finalidad de verificar que el nombre que escogiste para tu empresa no
esté reservado por otra persona. La recomendación es ser creativos en el nombre
o acompañarlo de un número, así evitarás perder el viaje y el dinero, pues en
algunos registros te cobran por cada nombre introducido, si éste ya está
reservado, deberás pagar por otro.
3 | RESERVA DEL NOMBRE O
RAZÓN SOCIAL
Si el nombre que elegiste para tu empresa está
libre, deberás pagar el monto estipulado para la reserva del mismo. El Registro
te entrega una planilla que deberás pagar en los Bancos autorizados (casi todos
del Estado). Te concederán un plazo mínimo de tres días hábiles, dependiendo de
la oficina, para hacer el pago, si no lo realizas en ese tiempo o no lo
presentas ante la taquilla correspondiente, el nombre quedará liberado y
deberás comenzar desde cero el proceso. En algunos casos hay que hacer cita
previa.
4 | CONSTITUCIÓN DE LA
EMPRESA
Deberás presentar el documento (visado por tu
abogado) con los estatutos por los que se regirá la empresa, en el que debe
estar especificado las personas que la conforman (socios), el capital a
suscribir (en dinero o inventario)*, la actividad comercial (objeto de la
empresa), la administración y las normas de esa actividad. El Registro puede
solicitar documentos o información adicional si así considera necesario. Ese
documento será sometido a revisión para su aprobación definitiva, si hay que
hacerle modificaciones te lo notificarán al momento de cumplirse los lapsos de
entrega.
*Nota: Cuando el capital a suscribir es en dinero,
debes presentar los documentos de apertura parcial de la cuenta bancaria que
refleje ese monto; es decir, debes ir a hacer primero la diligencia del banco.
Si el capital es en inventario, debes presentar un balance especificando los
equipos o materiales y sus costos, esto debe estar firmado y aprobado por un
contador colegiado. Ambos soportes deben acompañar tu documento constitutivo.
5 | PLANILLAS DE PAGO DE
IMPUESTOS
Me refiero a aquellas con las que pagas el impuesto
que cobra el Registro por la realización del trámite. El monto varía según la
oficina a la que acudas, pero todos se calculan en base al capital suscrito de
la empresa. Por ejemplo, en el Registro Mercantil de Miranda la tasa es de 1%
sobre el capital suscrito, mientras que en Distrito Capital equivale a 2%.
Pregunta en el Registro que seleccionaste cuánto es el porcentaje que cobran.
Las planillas las adquieres ahí mismo con el monto ya reflejado.
6 | LA FIRMA
Una vez que hayas realizado los pagos
correspondientes y el Registro aprobara tu documento constitutivo, te asignarán
una fecha para la firma y entrega del documento. Deberás asistir con tus
socios, cédula y copia en mano, por favor.
7 | REVISIÓN FINAL
Los abogados del departamento legal del Registro
echarán la última mirada al documento para verificar que cumpla con las
exigencias, los sellos y timbres fiscales. También verifican que estén todos
los requisitos que desde que comenzaste el proceso te han solicitado (sí,
empiezas con un sobre y terminas con una carpeta llena de papeles y planillas).
Si está todo en orden, pasa al despacho del registrador para la firma final.
8 | ENTREGA DEL DOCUMENTO
Una vez concluido el proceso de revisión, los funcionarios
te llamarán (sí llaman, en serio) para entregarte el documento. Es posible que
ese día lo pases en el Registro, pero sales de ahí con tu empresa legalmente
registrada.
9 | PUBLICACIÓN
El último paso es publicar en un periódico
mercantil la razón social que acabas de registrar. Esos son unos periodiquitos
que generalmente te enteras dónde quedan porque te repartieron el volante al
entrar o su oficina queda en el mismo edificio donde está el registro. No te
preocupes, ellos llegarán a ti.
Con este último paso validas el proceso de registro
formal de tu empresa.
¡Felicidades, lo lograste!
Después te corresponde comprar los cinco libros
contables, identificarlos y sellarlos en el mismo Registro (no, aún no dejarás
de visitar el Registro, te faltan unos cuantos viajes más).
PD: Cada trámite viene acompañado de algún pago,
así que suma a tus diligencias las idas al Banco, pues debes recordar que por
ningún motivo el Registro acepta dinero en sus taquillas, todo pago se realiza
a través de sus Bancos autorizados. Por favor, colabora respetando las leyes.
LIBRO
DIARIO INVENTARIO Y MAYOR
LIBRO
DIARIO
El libro diario es aquel en
el cual el comerciante asienta cronológicamente todas las operaciones, activas
o pasivas, al contado o a crédito que diariamente realiza, vinculadas o no con
su comercio. El código de Comercio, en su artículo 34, establece: "En el
libro diario se asentarán día por día, las operaciones que haga el comerciante,
de modo que cada partida exprese claramente quién es el acreedor y quien es el
deudor, en la negociación a que se refiere, o se resumirán mensualmente, por lo
menos, los totales de esas operaciones siempre que, en este caso, se conserven
todos los documentos que permiten comprobar tales operaciones, día por día. No
obstante, los comerciantes por menor, es decir los que habitualmente sólo
venden al detal, directamente al consumidor, cumplirán con la obligación que
impone este artículo, con sólo asentar diariamente un resumen de las compras y
ventas hechas al contado, y detalladamente las que se hicieran a crédito, y los
pagos y cobros con motivo de éstas.
Por su parte, el código de
comercio dispones que todo comerciante, al comenzar su giro y al fin de cada
año, hará en el libro de inventarios una descripción estimatoria de todos sus
bienes, tanto muebles como inmuebles y de todos sus créditos, activos y pasivos
vinculados o no a su comercio.
El inventario debe cerrarse
con el balance y la cuenta de ganancias y pérdidas, estas deben demostrar con
evidencias y verdad los beneficios obtenidos y las pérdidas sufridas. El libro
de inventario, constituye otro documento más de lo que integran o constituyen
la contabilidad, y en él se insertan los inventarios que forme el comerciante,
bien el ordinario como el extraordinario. El inventario es una estimación
económica de todos los bienes que tenga el comerciante al comenzar su giro y al
fin de cada año.
Finalmente el libro Mayor no
está especialmente disciplinado en el vigente Código de Comercio, como sí lo
estaba en el código derogado. En el libro mayor se abrirán las cuentas con cada
persona y objeto por debe y haber y en ellas se asentarán, en orden
cronológico, las partidas correspondientes, con referencia libro diario y en su
caso, a los libros y documentos auxiliares de éste. Cuando ello convenga a la
mejor ordenación de la contabilidad del comerciante, el libro mayor podrá
reemplazarse por un sistema de hojas separables, en las cuales se llevarán las
cuentas respectivas. Así podemos precisar que el Libro mayor no necesita la
previa habilitación exigida para los otros libros de contabilidad, y además su
razón radica fundamentalmente, en que permite el fácil manejo del libro diario
ya que viene a ser, si así e pudiese decir, un reflejo esquematizado del
diario.
En contabilidad, el libro
mayor es un registro en el que cada página se destina para cada una de las
cuentas contables de una empresa. Cada página va dividida y consta de 5
columnas: la primera columna es para la fecha, la segunda es para el concepto,
la tercera es la del DEBE, la cuarta es la del HABER y la última columna es la
del saldo. El libro es utilizado para llevar un estricto manejo de los ingresos
y egresos diarios que obtenga la empresa
LIBRO
MAYOR
Se le llama Mayor porque
toma el movimiento total de las subcuentas. Por ejemplo, los distintos
proveedores que serían llevados en los libros auxiliares cada uno por separado,
se concentran en una sola CUENTA: PROVEEDORES en el Mayor y el encabezado de la
página dirá: PROVEEDORES y así por cada una de las cuentas: CLIENTES, BANCOS
sin importar de cuantas subcuentas se conformen cada una de las CUENTAS. En el Mayor
solo se menciona el monto de la cuenta por un periodo determinado, generalmente
un mes. Siguiendo con el ejemplo de la cuenta PROVEEDORES, en la columna del
haber se pondría el monto total facturado por todos los proveedores en el mes y
en la columna del debe el total de monto pagado a todos los proveedores durante
ese mismo periodo, y la diferencia entre estas dos dará el saldo que queda al
final del mes de cada una de las cuentas, sin detallar cuánto se le debe a cada
uno de los PROVEEDORES, que eso estará en los Libros Auxiliares.
El
libro de inventarios
Según el artículo 25 del
Código de Comercio, los empresarios deben llevar una Contabilidad que permita
un seguimiento cronológico de sus actividades y la formación de Inventarios y
Balances.
El libro de Inventarios y
Cuentas anuales se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa. Al
menos trimestralmente se transcribirán con sumas y saldos los balances de
comprobación. Se transcribirán también el inventario de cierre de ejercicio y
las cuentas anuales.
Los Inventarios estarán
compuestos por un listado que comprenda las diferentes partidas que forman el
Patrimonio de la empresa, así como una valoración de las mismas.
ESTADOS
FINANCIEROS
Los estados financieros, también
denominados estados contables, informes financieros o cuentas anuales, son informes que utilizan las instituciones para
dar a conocer la situación económica y financiera y los cambios que experimenta
la misma a una fecha o periodo determinado. Esta información resulta útil para
la Administración, gestores, reguladores y
otros tipos de interesados como los accionistas, acreedores o propietarios.
La mayoría de estos informes
constituyen el producto final de la contabilidad y son elaborados de acuerdo a
principios de contabilidad generalmente aceptados, normas contables o normas de
información financiera. La contabilidad es llevada adelante por contadores públicos que, en la mayoría de los países del
mundo, deben registrarse en organismos de control públicos o privados para
poder ejercer la profesión.
REGISTROS
Un registro es
un conjunto de campos que contienen los datos que pertenecen a una misma
repetición de entidad. Se le asigna automáticamente un número consecutivo
(número de registro) que en ocasiones es usado como índice aunque lo
normal y práctico es asignarle a cada registro un
campo clave para su búsqueda.
BALANCE GENERAL
El balance es
un estado de situación financiera y comprende información clasificada y
agrupada en tres grupos principales: activos, pasivos y capital. A su vez cada
uno de estos grupos, muestran en detalle distintas cuentas. A su vez la
información es ordenada de cuentas o ítems de mayor liquidez a menor liquidez.
activo, pasivo y
patrimonio
Activo, pasivo y patrimonio
son los componentes del balance general. A continuación, una mirada más
profunda a estos elementos básicos de la contabilidad.
Definiciones
Activo
En contabilidad se denomina
así al total de recursos de que dispone la empresa para llevar a cabo sus
operaciones; representa todos los bienes y derechos que son propiedad del
negocio.
Pasivo
En contabilidad se le
denomina así al total de deudas y obligaciones contraídas por la empresa, o
cargo del negocio.
Patrimonio (Capital
contable)
Esta expresión es empleada
en contabilidad para referirse a la suma de las aportaciones de los
propietarios modificada por los resultados de operación de la empresa; es el
capital social más las utilidades o menos las pérdidas.
Los elementos patrimoniales
De acuerdo con Pérez (2008,
pp. 13-17) el patrimonio es el objeto de estudio de la contabilidad, éste está
constituido por diferentes tipos de elementos denominados elementos
patrimoniales, bienes, derechos y obligaciones, que se agrupan en dos conjuntos
de elementos patrimoniales o grandes masas patrimoniales: Activo y Pasivo.
Activo
Elementos patrimoniales que
signifiquen bienes y derechos de cobro de la empresa. Se distinguen dos tipos
de activo:
Activo corriente: elementos
que se espera vender, consumir o realizar a lo largo de un ejercicio económico,
como la cantidad de dinero en caja, las facturas pendientes de cobro, etc. A su
vez se divide en:
Disponible: efectivo
metálico, como el dineo depositado en las cajas de la empresa, las cuentas
bancarias a su nombre, etc.
Realizable: bienes capaces
de ser convertidos en disponibilidades mediante un proceso distinto del que
constituye el objeto de la empresa. Podrían ser acciones de otras empresas y
derechos de cobro, como facturas por venta de algún producto, efectos
comerciales a cobrar, etc.
Existencias: elementos o
bienes que, siendo el objeto-actividad de la empresa, se necesitan para generar
disponibilidades, como productos terminados, mercaderías de almacén, etc.
Activo no corriente o
inmovilizado: elementos que por su uso permanecen en la empresa a lo largo de
varios ejercicios, como mobiliario, construcciones, ordenadores, maquinaria,
herramientas, etc. Se subdivide en:
Material: elementos como
locales, mobiliario, medios de transporte, ordenadores, etc.
Intangible: elementos como
aplicaciones informáticas, patentes, etc.
Pasivo
Elementos patrimoniales que
signifiquen obligaciones o deudas de la empresa. Dentro del pasivo se pueden
diferenciar:
Pasivo exigible: son los
recursos ajenos a la empresa, o las deudas y las obligaciones con el exterior;
como, por ejemplo, un préstamo concedido por un banco. Se divide en:
Corriente: obligaciones de
la empresa a corto plazo (hasta un año).
No corriente: obligaciones
de la empresa a largo plazo (más de un año).
Pasivo no exigible o
Patrimonio Neto: recursos propios de la empresa, o deudas y obligaciones
internas; como, por ejemplo, el capital aportado por el propietario y los
beneficios no distribuidos. Se subdivide en:
Capital: patrimonio del
empresario individual o aportaciones realizadas a la empresa por los socios que
la constituyen (Capital o Capital Social).
Reservas: beneficios de la
empresa no distribuidos entre sus propietarios que constituyen un fondo
económico hasta su reparto posterior.
Relación entre activo,
pasivo y patrimonio neto
Pérez (p.18) explica la
relación entre estos elementos
El Activo es lo que se
posee, es decir, los bienes poseídos y los derechos que se convertirán en cosas
poseídas en un futuro.
El Pasivo y el Patrimonio
Neto suponen cómo financiar aquello que se desea poseer, mediante deudas,
préstamos, aportaciones de los propietarios, etc.
Por tanto:
Activo = Destino de los
medios financieros
Pasivo + Patrimonio Neto =
Origen de los medios financieros
Pasivo + Patrimonio Neto:
Es la estructura financiera
de la empresa.
Está constituido por las
fuentes de financiación de. la empresa, tanto propias: (Patrimonio Neto), como
ajenas: (Pasivo exigible).
Activo:
Es la estructura económica
de la empresa.
Constituye el uso dado a los
recursos financieros de la empresa.
Relación activo - pasivo -
patrimonio
Fuente: Pérez, p.18
Equilibrio patrimonial: El
equilibrio patrimonial de una empresa es el que resulta de comparar la
estructura económica (Activo) con la estructura financiera (Pasivo + Patrimonio
Neto).
De esta forma, se expresa
numéricamente el valor de cada uno de ellos, siendo el Patrimonio Neto la
diferencia entre la suma de todos los elementos positivos o Activo y la suma de
todos los negativos o Pasivo.
Según esto, podemos
establecer las siguientes relaciones fundamentales entre Activo y Pasivo:
Activo = Pasivo
Activo = Pasivo + Patrimonio
Neto
Patrimonio Neto = Activo –
Pasivo
Definición DE LOS COMISARIOS
Los
comisarios en las sociedades
mercantiles cumplen un papel relevante, pues a ellos compete la
inspección y vigilancia de las operaciones de
la sociedad,
sus atribuciones y deberes están consagrados en el Código de Comercio.
A tal efecto el Artículo 309 del citado texto legal
establece: "Los comisarios nombrados conforme a lo dispuesto en el
Artículo 287, tienen un derecho ilimitado de inspección y vigilancia sobre
todas las operaciones de la sociedad. Pueden examinar los libros,
la correspondencia, y, en general, todos los documentos de
la compañía".
No
obstante ser una figura consagrada en la ley para cumplir una labor tan
importante, en la práctica no se le da la relevancia que efectivamente poseen.
Tan importante, además de imprescindible es su presencia y participación en las
sociedades de comercio, que entre sus obligaciones está
la de revisar el balance de la sociedad y elaborar su informe,
es decir, que aparte de revisar el balance, deben los comisarios emitir un
informe sobre el mismo, informe sin el cual en la asamblea correspondiente no
puede ser aprobado el balance; o serán nulas tanto las cuentas aprobadas como
el balance, si no han estado precedidos
del informe del comisario (primer aparte, Artículo 287).
El
balance luego de su aprobación en asamblea, se convierte en un documento base
de la sociedad, a partir del cual se toman las medidas económicas dentro de la
Empresa. Por lo que, como bien señala el Dr. Alfredo Morles Hernández, en su
obra "Curso de Derecho Mercantil": "los Comisarios son
responsables de la regularidad formal y sustancial de los balances. En
consecuencia, responden a los daños que sufran la sociedad, los accionistas o
los terceros, por la impropia formulación del balance por parte de los administradores,
siendo su culpa generalmente".
Nota de Débito
Definición de Nota de Débito
Es un comprobante que una empresa envía
a su cliente, en la que se le notifica haber cargado o debitado en su cuenta
una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la misma nota.
Este documento incrementa el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por
un error en la facturación, interés por mora en el pago, o cualquier otra
circunstancia que signifique el incremento del saldo de una cuenta.
INGRESOS
Ingreso.- son todos los activos que perciben las
personas, empresas y el estado, puede ser dinero, activo fijo, dinero bancario etc.
Egreso.- es lo contrario, son todos los gastos que
hacen las personas empresas y el estado. Estos a su vez pueden ser gastos
corrientes o también gastos en capital.
Estos 02 conceptos pueden darse tanto en una
empresa como a nivel del estado y obvio también a nivel de una persona o de una
familia son 02 conceptos muy amplios.
ESTAR PENDIENTE EL EXAMEN ES EL DÍA JUEVES
